الإدارة الإلكترونية أداة تنافسية

أعداد: حيدر عبد علي كاظم جواد

تعتبر الإدارة الإلكترونية هي وسيلة تكنولوجية مبتكرة، تقوم بتحويل الآليات المكتبية الورقية والتقليدية إلى عمليات إلكترونية متطورة، تسهم في أداء العمل بوقت قياسي وطرق سهلة ميسرة تحسن من الإنتاج والإداء قياسًا مع العمليات المعتادة في إدارة المنظمات والمشاريع والشركات والمؤسسات العامة والخاصة، حيث تهدف هذه الوسيلة بشكل خاص إلى أنشاء مكتب بلا أوراق.

وتقوم هذه الإدارة الإلكترونية على ابتغاء أفضل الأهداف المحققة للمصلحة العامة والخاصة على حدً سواء، فهي تقدم عملها بشفافية متكاملة وأيسر أداء، كونها تعمل على شمول الاتصالات وحوكمتها إلكترونيًا من داخل المنظمة ومن خارجها.

كما أنها الأداة الأكثر جدية في المساءلة والمتابعة والتدقيق، نتيجةً لمساهمتها في تتبع العمليات الحسابية والإدارية بصورة تكنولوجية ورقمية دقيقة، لا يحتمل معها فرضية الخطأ والسهو التي تبدر من الموظف العادي الطبيعي الباذل لعناية الشخص المعتاد، وعليه فنجد إن الدول الغربية المتطورة قد أخذت بهذه الأنظمة في منظماتها الحكومية وغير الحكومية (كما في ألمانيا وأمريكا وغيرها من الدول).

في الوقت الذي تعتبر فيه الإدارة الإلكترونية هي شكل من أشكال الإدارة العامة التي تستخدم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات لتنفيذ أنشطتها، إلاّ أننا نجدها ترتكز على ثلاثة عناصر ومحاور رئيسة، وهي: العلاقة مع المواطنين، عملها الداخلي، والعلاقة مع المنظمات والحكومية الأخرى.

ولا يخفى على المطلعين أنّ أيّ منظمة إدارية إنتاجية، أو حتى منظمة غير ربحية، فأنها لا تخلو من مبادئ أساسية تقوم وتنهض عليها وتعمل على أساسها، وفيما يتعلق بالإدارة الإلكترونية فهي الأخرى تقوم على أسس مكونة لها ودافعة لقوامها، تتجسد بالآتي:

أولًا- الدعاية والشفافية الإدارية: ويقصد بها العمل على زيادة الكفاءة الفاعلة في مراجعة وتدقيق المعلومات الخاصة والعامة بالإجراءات الإدارية.

ثانيًا- الأمان الإداري: ويقصد بها العمل على توفير الخدمات الإلكترونية كالخدمات العادية والتقليدية من حيث الأمان بالعملية الإدارية أداءها الحرفي، بحيث تكون الإدارة الإلكترونية سببًا في زيادة المعاملات الإلكترونية وليس العكس.

ثالثًا- الإعلان في القنوات: ويقصد بها المساهمة في الترويج لها عبر المحطات والقنوات المتاحة للمواطنين وتقديمها عبر تلك المحطات والقنوات لضمان وصول المواطنين إليها وتحقق علمهم بها وبمميزاتها التي تنفرد بها عن غيرها من الإدارات التقليدية.

رابعًا- المسؤولية والجودة في الإداء: ويقصد بها تطوير عمل المنظمات والشركات الإنتاجية بالشكل الذي يحقق احتراما عاليًا من قبل المواطنين لما تقدمه الإدارات العامة لهذه المنظمات عبر أجهزتها الإلكترونية، وهذا من شأنه إنّ يعزز من إمكانية تحديث سياسات الاتصالات والمعلومات المحلية.

خامسًا- سهولة الوصول: ويقصد بها ضمان وصول جميع المواطنين إلى الخدمات والمعلومات عبر الأجهزة الإلكترونية المتاحة بين أيديهم بكل يسر وسهولة وأفضل احتمال.

سادسًا- التعاون مع الإدارات العامة: ويقصد بها تفاعل المنظمة مع الإدارات فيما بينها والسماح بتقديم خدمات مشتركة للمواطنين تقلل من سلسلة المراجعات والمخاطبات الروتينية، وهذا لا يتحقق إلاّ من خلال الاعتراف الرسمي بالوثيقة الإلكترونية والمحرر الإلكتروني الموثق.

سابعًا- الحياد والنزاهة: ويقصد بها تقديم الخدمات عبر استخدام المعايير المفتوحة أو المعايير التي تستخدمها الجمهور بشكل عام، وتجنب الاعتماد على أدوات البرمجيات مع تكاليف الترخيص في العلاقات مع المواطنين، وهذه الخطوة من شأنها إنّ تعزز الحياد الإلكتروني والنزاهة الفعلية في الإداء.

ثامنًا- التناسب: ويقصد بها مطالبة المواطنين بتقديم ذات المعلومات والبيانات التي تعتبر ضرورية لإنجاز العمل الإداري المطلوب إتمامه، من دون إنّ يكون هناك مطالبة بضمانات وتدابير أمنية إضافية، لأن ذلك من شأنه إنّ يسبب عزوف المواطنين عن هذه الإدارة.

إنّ الإدارة الإلكترونية في المنظمة تعتبر أداة تنافسية مع المنظمات الأخرى، لأن المنظمة التي تستخدم الإدارة الإلكترونية تتمتع بمزايا عديدة تجاه المواطنين من جهة، ولإدارة المنظمة نفسها من جهة أخرى، فهي تعمل على وصول المواطنين إلى الخدمات العامة على مدار اليوم والاسبوع دون انقطاع لعطلة أو إجازة، وتقدم خدماتها بشكل مباشر وسريع دون الحاجة للزيارة الميدانية الجسدية للإدارة والانتظار ضمن طوابير طويلة لدقائق أو ساعات في بعض الاحيان، كما وتجدر الإشارة إلى أنها تعمل على تحسين الخدمات وتجميل صورة إدارة المنظمة، وتمكن من التكامل بين الإدارات العامة المختلفة لتقديم الخدمات المتنوعة، بما يحقق الكفاءة الداخلية الفعلية، ويعزز من الاستخدام العام للتكنولوجيات الجديدة، فالمنظمة تنماز بتطورها كلما أنماز نظامها الإداري والقانوني بذلك.

في الوقت الذي تبحث فيه المنظمات عن أفضل السبل والطرق الممكنة لخدمة المواطنين وتقديم خدماتها وأهدافها بأساليب محسنة ومبتكرة، فسنجد إنّ الإدارة الإلكترونية هي الأمثل أمامها لتحقيق هذه الغايات المنشودة للوفاء بمسؤولياتها أمام المواطنين، وخلق الطرق الكفيلة بالتواصل معهم بشكل مباشر وسريع سواء أكان ذلك لأغراض جمع المعلومات ونشرها، أو أجراء المعاملات وترويجها، أو بث الخطابات والقرارات وضمان وصولها، وبذلك تكون المنظمة قد حققت عبر الإدارة الإلكترونية ما تبتغيه لتنهض بالواقع العملي والإنتاجي للبلد في القطاعين العام والخاص على حدً سواء، وميزت نفسها وهذا من شأنه انّ يجذب المواطنين إليها على العكس من بقية المنظمات التي ما تزال تعتمد على الروتين والرتابة في العمل الإداري.